Maîtriser le processus et les supports de l’entretien annuel au sein de l’entreprise

Séquence PREPARER L’ENTRETIEN ANNUEL

Planifier son temps : combien des collaborateurs dois-je rencontrer et pendant combien de temps ? Les ratios à appliquer sont de 45 minutes par entretien, certains dureront moins, d’autre plus d’une heure.

• Prendre connaissance des supports : l’entretien annuel est une période de stress intense pour les collaborateurs. Objet de fantasmes, il est vu comme un facteur clé d’évolution de carrière et salarial, un enjeu, voire un espace de négociation. En réalité il s’agit plutôt de synthétiser la vision que l’on a d’un collaborateur. C’est un exercice descendant même si l’écoute est importante et de nuances, ce qui aboutit inévitablement à de la frustration. Il est par conséquent important de :
• Connaitre le support pour être capable de répondre aux collaborateurs et managers que vous croiserez dans les couloirs et qui ne manquerons pas de vous poser des questions
• Comprendre la logique du support pour « dégonfler les fantasmes » : en règle générale les augmentations ou les évolutions de carrière ne sont pas adressées à ce moment-là et ne font pas partie de l’entretien annuel, mais sont négociés au niveau du comité de direction après avis des managers

Soyez irréprochables sur la forme

Trop de managers prennent encore cet exercice à la légère, ce qui aboutit à de la démotivation, du stress et de l’angoisse chez les collaborateurs, la certitude qu’il faut dire ceci ou cela, que c’est une affaire de personnalité voire de séduction. Il y a quelques années j’ai entendu un collaborateur me dire : « au moment des entretiens je valorise à fond ce que j’ai fait quitte à laisser trainer dans les couloirs ou sur l’imprimante quelques présentations réalisées. Et je demande une augmentation. De toute manière si tu ne demandes rien, tu n’as rien. Moi je suis systématiquement augmenté ». Si vous êtes un homme vous aurez la surprise de voir les jupes se raccourcir et les décolletés plongeant fleurir… Et ces jeux de séduction sont valables bien évidemment pour les deux sexes. Tout comme les menaces à peine voilées d’un collaborateur qui téléphone près de votre bureau lorsque vous avez la porte ouverte : « oui j’ai été contacté par le recruteur ma chérie. Il me propose 20% d’augmentation, tu te rends compte ! Heureusement que je les aime chez xxx car sinon j’aurais accepté, mais ils ont intérêt à me donner quelque chose ! ».

La parade est donc d’être irréprochable sur la forme ce qui implique de maitriser ce processus dans ses moindres aspects :

PREPARER LE BILAN DE L’ANNEE ECOULEE

• Réunir l’information nécessaire :
• Bilan de l’année écoulée
• Compétences
• Objectifs pour l’année à venir
• Evolution professionnelle / mobilité
• Formation

Se concerter avec son responsable / la direction et anticiper sa stratégie d’action

Préparer pour mieux écouter :

Lors du démarrage de l’entretien : priorité au bilan de l’année écoulée par le collaborateur

Le bilan de l'activité professionnelle porte sur :

• Le travail
• Le résultat
• Les méthodes utilisées
• Le comportement individuel et collectif
• La mobilisation de compétences requises, en regard des missions et des objectifs fixés lors du précédent entretien

Comment apprécier ?

-                Constater, estimer l'écart, comprendre, qualifier, décider

Consulter nos fiches :

• SUPPORT TYPE
• GERER LES RELATIONS SOCIALES AVEC LES IRP OU LES DP

Séquence 2

STRUCTUREZ UNE DEMARCHE PROJET

• Définir les objectifs de la campagne. Quels sont les besoins en compétence identifiés pendant l’année. Pensez à interviewer régulièrement le management et le top management de manière plus ou moins formel en amont des entretiens
• Construire un calendrier des entretiens,
• Vérifier les outils : relisez le support et faites-le relire au sein de l’équipe RH pour éviter les inévitables coquilles qui font perdre en crédibilité à toute l’équipe managériale,
• Informer par email vos managers en leur fournissant :
  • Le support,
  • Le calendrier des entretiens,
  • Eventuellement un guide d’accès à l’outil si votre processus est dématérialisé,
  • Le processus détaillé sous la forme d’un guide également. Vous pouvez également proposer à ceux qui le souhaitent de vous rencontrer ou d’organiser une formation.
  • Prévenez-les enfin que vous êtes susceptibles d’assister aux entretiens soit à leur demande, soit de manière impromptue

 

Construire son support :

Votre support doit contenir : xxxxx

Construire son guide :

Un bon guide d’entretien comporte les éléments suivants :

 

Structurer son temps

• Préparer son agenda : en fonction des ratios de durée d’entretiens et du nombre de collaborateurs que vous aurez à rencontrer, assurez vus d’avoir de larges plages de disponibles. N’oubliez pas que pour des raisons liées à l’activité de l’entreprise de nombreux rendez-vous seront reportés donc prévoyez large. Demandez aux managers de faire de même

 

Soigner sa communication

• Préparer l’email d’invitation : construisez un email d’invitation type
• Veillez à ce que vos managers choisissent un lieu calme, neutre, favorisant un dialogue égalitaire. L’impact du lieu est essentiel. Au besoin réservez des salles dédiées aux entretiens.
• Rappelez-leur les règles de courtoisie élémentaires : mettre son téléphone en silencieux, ne pas être dérangé, prévoir large, éviter de placer l’entretien juste après un incident critique
• Disposition matérielle favorisant le dialogue : face à face ou côte à côte ?

Prenez connaissance des postes disponibles et des formations à venir et demandez aux collaborateurs de vérifier leur compteur CPF